С нового года в России планируется ввести электронную трудовую книжку — новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. В связи с этим Пенсионный фонд выпустил подробные разъяснения относительно ее применения. Заместитель управляющего отделением ПФР по РТ Елена Полякова постаралась объяснить практические плюсы системы.

Все добровольно

— Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате, — сразу же отметила Елена Полякова. — Просмотреть сведения электронной  книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов. При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или  Многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется без привязки к месту жительства или работы человека.

Важно, что Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности является добровольным и  будет осуществляться только с согласия человека.

Исключением станут те, кто впервые устроится на работу в 2021 году. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Конечно, многих работников (особенно людей старшего поколения) интересует судьба нынешних (бумажных) трудовых. Если работник хочет сохранить бумажный вариант документа, работодатель не вправе ему отказать. Для этого сотрудник должен будет до конца 2020 года подать письменное заявление работодателю. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной.

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут такое заявление работодателю, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

Преимущества электронной трудовой книжки:

— удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;

— минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений;

— дополнительные возможности дистанционного трудоустройства;

— снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;

— дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения;

— использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;

— новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;

— высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Что должен сделать работодатель

— С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц организациям будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, а начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут предоставляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее одного рабочего дня с даты приема на работу или увольнения, — отметила Полякова.

При сохранении работником бумажной трудовой книжки: 

— работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную; 

— право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;

— сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года

Лица, не имевшие возможности подать работодателю одно из заявлений, вправе сделать это в любое время, в том числе при трудоустройстве. К таким работникам, в частности, относятся:

— работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

— лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.

Обязанности и полномочия работодателя 

Работнику, подавшему письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче документа в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.

При заключении договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о своей деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой или взамен ее.

Сведения о работе могут использоваться также для исчисления стажа сотрудника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если на работника ведется документ в бумажном виде) и других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.

Предоставление сведений о трудовой деятельности 

Сотрудникам, на которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):

— в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

— при увольнении в день прекращения трудового договора.

Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном последним.

Если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.